Guida operativa Fascicola

1. Su fascicola.it → Registra il tuo studio: nome dello studio, email, password (il browser proporrà di salvarla). Arriva subito l’email di benvenuto.
2. Dalla barra laterale → Collega WhatsApp: si apre la procedura ufficiale Meta dove scegliete (o create) il profilo WhatsApp Business dello studio e il numero da usare.
3. Al termine, Fascicola fa tutto da sola: collega il numero, attiva la ricezione dei messaggi e crea automaticamente i 6 modelli di messaggio (richiesta documenti, solleciti, promemoria…). Vedrete «template configurati automaticamente ✓».

Unica attesa: Meta approva i modelli in genere entro poche ore. Nel frattempo tutto il resto funziona; i promemoria «fuori orario» partono da soli appena arriva l’approvazione.

Consiglio sul numero: usate un numero dello studio, non il cellulare personale del titolare. Se il numero è nuovo, presentatelo ai clienti col messaggio di presentazione (è uno dei modelli già pronti).

Pagina Clienti. Due strade: uno alla volta («Aggiungi un cliente» — nome, cellulare, profilo come 730, forfettario, SRL) oppure in blocco («Importa clienti» — incollate righe da Excel nel formato Nome; Telefono; Profilo; doppioni e numeri non validi vengono scartati e conteggiati).

Il profilo non è decorativo: serve alle scadenze per mandare il promemoria giusto alle persone giuste (l’F24 alle aziende, il 730 alle persone fisiche).

Cliccando il nome di un cliente si apre il suo archivio: tutti i fascicoli e i documenti di sempre, con download. La casella Cerca nella barra laterale trova clienti, fascicoli e documenti in un colpo.

Dalla riga del cliente: scegliete il tipo e premete Apri fascicolo.

Accanto al tipo c’è la ricorrenza: scegliendo «Ogni trimestre» (o mese, o anno), allo scadere del periodo il fascicolo nuovo si apre da solo, con la stessa checklist.

Il cliente riceve
«Ciao Maria! Per la pratica 730/2026 servono: Certificazione Unica, spese mediche. Puoi mandarli in questa chat, anche come foto.»

• Foto o PDF → riconosciuti, rinominati, spuntati. Risposta: «Ricevuto ✓ … Manca ancora: …»
• Vocale → trascritto e capito («le spese le mando giovedì» viene gestito come un messaggio scritto).
• Foto illeggibile → richiesta gentile di rifarla, con più luce.
• Documento dell’anno sbagliato o doppione → avviso immediato al cliente e coda «da verificare» per voi.
• LISTA → il cliente riceve l’elenco aggiornato di ciò che manca.
• OPERATORE → l’assistente si ferma su quella chat e voi ricevete email e notifica push: rispondete voi dal numero dello studio.

L’AI non fa mai consulenza. A domande come «posso detrarlo?» risponde che la valutazione spetta al professionista — e vi passa la palla. È una scelta, non un limite.

• Sintesi AI (in cima al fascicolo): un click e avete stato, totali per categoria coi nomi dei documenti, cose da controllare e prossime azioni.
• Chiedi a Fascicola: domande in italiano sul fascicolo — «quanto ha speso in farmacia?» — risposte immediate, solo dai dati.
• Coda «da verificare»: i documenti con riconoscimento incerto, anno sospetto o possibile doppione non spuntano nulla da soli: aspettano il vostro occhio.
• Tempo risparmiato: la card verde su Oggi stima le ore che l’automazione vi restituisce ogni mese.

Le scadenze personalizzate si aggiungono dalla pagina Scadenze: titolo, data e profilo dei destinatari (vuoto = tutti). Il calendario di base (F24, 730, 770, acconti) è già caricato.

• CSV — riepilogo del fascicolo: voci, stati, documenti, importi e controparti estratti dall’AI. Si apre in Excel.
• ZIP con i file — il riepilogo più i file veri, rinominati.
• Prima nota — per le fatture: una riga per ogni riga del documento, con imponibile, aliquota e IVA. Pronta per il gestionale contabile.
• Download singolo di ogni documento dal fascicolo o dall’archivio cliente.

1. Pagina Operatori → nome ed email del collaboratore → Invita.
2. Il collaboratore riceve un’email con il link (valido 72 ore) per scegliere la propria password.
3. Da lì lavora su tutto — tranne Abbonamento e Operatori, che restano al titolare.

Rimuovere un operatore revoca l’accesso all’istante.

• iPhone: installate TestFlight dall’App Store e accettate l’invito: Fascicola si installa da lì. Login con le stesse credenziali del sito.
• Android: si installa dall’APK fornito dallo studio di sviluppo (consentite l’installazione quando Android lo chiede: è normale per le app in anteprima).
• Al primo accesso l’app chiede il permesso notifiche: accettandolo arrivano le push (fascicolo completo, richiesta operatore, cose da verificare).

• Pagina Abbonamento: piano Studio (79 €/mese + IVA, fino a 300 clienti) o Studio+ (149 €, clienti illimitati e più operatori). Pagamento con carta, fattura automatica a ogni rinnovo.
• Gestisci fatturazione e disdetta apre il portale: cambiare carta, scaricare fatture, disdire — self-service, con effetto dal ciclo successivo.
• I costi di conversazione WhatsApp li fattura Meta direttamente allo studio, al puro costo di piattaforma: le risposte entro 24 ore dal messaggio del cliente sono gratuite.

• Consenso: scrivete solo a clienti che hanno acconsentito all’uso di WhatsApp per le pratiche. Il messaggio di presentazione include l’opt-out (STOP): rispettatelo sempre.
• Trasparenza AI: l’assistente si presenta come tale — non spacciatelo per la segretaria. È un obbligo (AI Act) e, soprattutto, funziona meglio così.
• Moderazione: i solleciti automatici sono già limitati (uno ogni 48 ore, orari d’ufficio). Non aggiungete pressione manuale sopra.
• Dati: documenti su server UE con accesso riservato allo studio; titolare del trattamento resta lo studio, Fascicola è responsabile con DPA. Dettagli su privacy, termini e DPA.